Ketika Anda baru memulai suatu bisnis yang belum memiliki jumlah karyawan banyak, proses perhitungan gaji karyawan mungkin masih menggunakan cara manual. Namun, seiring berkembangnya usaha tersebut terlebih jika sudah dapat merekrut banyak pekerja, maka proses penggajiannya tidak dapat lagi dilakukan dengan cara manual.
Alasannya, dengan jumlah karyawan yang banyak akan sangat repot untuk menghitung satu per satu dengan cara manual di excel belum lagi pelaporan pajaknya. Oleh karena itu, saat ini ada solusi terbaik untuk memudahkan Anda dalam penggajian dan juga pelaporannya, yaitu dengan menggunakan payroll software.
Software payroll ini didukung teknologi HRIS (Human Resource Information System) yang terintegrasi dan di desain dengan pengelolaan serta perhitungan gaji secara digital. Software ini akan memudahkan kinerja tim HR menjadi jauh lebih cepat dan ringkas saat memasuki tanggal penggajian seluruh karyawan setiap bulannya. Hal ini membuat tim HR memiliki waktu lebih banyak untuk mengerjakan tugas lainnya yang jadi prioritas perusahaan.
Apa Sih Itu Payroll Software?
Software payroll adalah jenis software yang memiliki kemampuan untuk membantu perusahaan menghitung gaji karyawan. Dalam perhitungan gaji tersebut, seringkali memasukkan komponen data absensi karyawan, upah lembur, uang makan, tunjangan, BPJS, sampai dengan PPh 21.
Pastinya perusahaan akan dengan mudah menghitung gaji karyawannya berdasarkan perhitungan data kehadiran yang telah terintegrasi dalam sistem software penggajian. Selanjutnya, sistem tersebut akan secara otomatis menarik gaji ke rekening yang sebelumnya telah didaftarkan.
Kenapa Harus Menggunakan Software Payroll
Proses kinerja yang efektif dan optimal selalu diinginkan oleh setiap perusahaan agar apa yang jadi target dan tujuan bisa dicapai. Oleh karena itu, dibutuhkan solusi yang tepat untuk memudahkan kinerja perusahaan jadi lebih efisien. Salah satunya adalah dengan menggunakan software payroll.
Lalu, kenapa harus software payroll? Alasannya adalah karena software ini memiliki fungsi beragam dan mengotomatisasi pekerjaan hanya dalam satu aplikasi. Beberapa fungsi tersebut diantaranya adalah:
Menghitung Jumlah Gaji Beserta Potongannya
Hal pertama yang dalam proses penggajian adalah menentukan gaji kotornya terlebih dahulu. Setelah ditentukan, sistem akan otomatis menghitung potongan-potongannya, seperti pajak, dan BPJS. Seluruh potongan itu akan langsung diinput ke dalam jumlah gaji kotor sebelum otomatis dikirim ke rekening rekening masing-masing karyawan.
Bahkan, di beberapa sistem software penggajian secara otomatis dapat menyertakan juga penggantian biaya reimbursement, biaya perawata jika tidak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya.
Membuat Formulir Pajak
Software payroll terbaik mampu membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan dan juga karyawannya. Formulir pajak ini dapat dicetak atau dikirimkan ke pihak terkait.
Data Tersimpan Otomatis dan Aman
Menyimpan data dengan cara manual pastinya akan memakan waktu, ribet, dan butuh banyak kertas dan tempat untuk penyimpanan. Sementara software payroll dioperasikan menggunakan sistem, sehingga data bisa tersimpan secara otomatis dan aman. Untuk data-data lama pun dapat dihapus dengan mudah apabila sudah tidak terpakai.
Menyesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Masing-masing perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga sistem software payroll yang ingin digunakan harus dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Apapun kebutuhannya, baik perusahaan kecil maupun besar software ini dapat memenuhi sesuai dengan yang dibutuhkan.
Jika perusahaan Anda termasuk berskala besar, tak ada salahnya untuk berinvestasi pada software payroll yang dapat terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang lainnya, seperti pengelolaan absensi, penjadwalan kerja, pengajuan izin, cuti, dan sebagainya.
Self Service
Selain untuk memudahkan perusahaan, software payroll juga memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhannya sendiri terkait pekerjaan secara mandiri, seperti mengakses data informasi mengenai slip gaji. Dalam slip gaji tersebut, karyawan bisa mengetahui jumlah gaji, potongan, jam kerja, bonus, dan lain-lain.
Tidak hanya itu, fitur self service juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan suatu permohonan secara otomatis tanpa perlu membuat surat kepada HRD.
Berbasis Cloud
Hampir semua software payroll saat ini sudah berbasis cloud, sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun sesuai kebutuhan selama terhubung internet. Sistem berbasis cloud ini selalu terupdate secara otomatis ketika ada perubahan kebijakan mengenai pajak. Dengan demikian, gaji karyawan akan selalu menyesuaikan dengan aturan pemerintah.
Kesimpulan
Fungsi-fungsi di atas tentu jadi alasan kenapa perusahaan Anda harus segera menggunakan software payroll. Anda bisa mengandalkan software penggajian dari LinovHR yang akan memberikan manfaat lebih, seperti keamanan terjamin, praktis, akurat, dan dapat diakses menggunakan ponsel.
Selain software payroll, LinovHR memiliki fitur-fitur lain yang dibutuhkan software HRD terbaik untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola karyawan, salah satunya adalah aplikasi absensi. Sehingga perhitungan gaji karyawan dapat dilakukan dengan cepat.