Apakah bisnis Anda terlalu banyak mengeluarkan uang akhir-akhir ini? Apakah Anda merasa semakin sulit melacak tanda terima? Kami menangkapmu. Pengelolaan biaya bisa menjadi sedikit merepotkan, terutama bila Anda tidak memiliki sumber daya untuk melakukannya secara efisien.
Namun, jika Anda tidak menguasai manajemen pengeluaran, pada akhirnya Anda dapat menghabiskan lebih banyak uang dan waktu bagi bisnis Anda dalam jangka panjang.
Jadi, bagaimana Anda memperbaiki prosesnya?
Hal pertama yang pertama: Apa itu manajemen biaya?
Saat kami mengatakan, ‘manajemen biaya’, yang sebenarnya kami maksud adalah proses dan sistem yang digunakan untuk meminta, mengotorisasi, dan membayar biaya khusus karyawan Anda misalnya biaya training dan pelatihan bisnis. Pengeluaran ini mungkin untuk perjalanan (yaitu tiket kereta api, makanan atau pemesanan hotel) atau terkait pekerjaan.
Agar tidak mengecewakan karyawan Anda, mengembalikan bisnis Anda, atau ketinggalan mengklaim kembali potongan pajak Anda yang sah, Anda harus bekerja untuk mengatur proses manajemen pengeluaran Anda dengan lebih baik.
Dengan mengingat hal itu, berikut delapan tip untuk meningkatkan manajemen pengeluaran bisnis Anda.
1. Atur jejak kertas Anda
Jika Anda memproses pengeluaran karyawan secara manual, kemungkinan Anda mengelola dan menyimpan dokumen kertas secara fisik.
Untuk memastikan setiap pengeluaran dilacak dan diproses secara akurat, Anda harus memiliki sistem pengarsipan yang kaku untuk formulir, faktur, dan tanda terima. Pada akhirnya, setiap dokumen yang hilang dapat membatalkan pengeluaran Anda atau kehilangan keuntungan pajak Anda.
Untuk menjaga tim Anda tetap teratur, cobalah untuk menangani dokumen manajemen pengeluaran Anda secara teratur dan dalam potongan-potongan kecil. Ini akan membantu Anda untuk tetap mengawasi dokumen Anda. Atau, beralihlah ke alat digital untuk menghindari file yang hilang.
2. Jauhkan dokumen pengeluaran dari file lain
Kita tahu. Menyaring dokumen ke dalam tumpukan khusus atau lemari arsip adalah hal yang menjengkelkan, terutama saat Anda sibuk. Tapi, astaga, memisahkan pengeluaran dari dokumen keuangan lainnya akan menghemat banyak kerumitan tim HR Anda.
Selain itu, ada gunanya membuka rekening bank dan mendedikasikannya sepenuhnya untuk pengeluaran bisnis Anda.
3. Kurangi tumpukan dokumen Anda
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin dapat mengambil beberapa dokumen dari daftar tugas Anda.
Misalnya, jika sekelompok karyawan Anda memesan kamar di hotel, coba selesaikan pemesanan grup. Lebih sedikit tanda terima, tidak repot, dan Anda bahkan bisa mendapatkan diskon bagus!
Pada akhirnya, pengeluaran yang dapat diprediksi akan lebih mudah untuk dilacak dan dikelola, jadi ingatlah perjalanan kerja atau acara sosial di masa depan.
4. Standarisasi proses Anda
Tanpa proses yang ketat, karyawan Anda mungkin tersesat dari jalur yang dipatuhi. Alice dari Pemasaran dapat meminta pengeluaran melalui email, sedangkan Bryony bagian Penjualan mungkin memilih untuk mengisi formulir kertas permintaan pengeluaran.
Tim HR Anda hanya bisa menangani begitu banyak kekacauan. Coba dan pertahankan satu, sistem yang kuat untuk klaim pengeluaran, persetujuan, dan audit Anda. sepertiyang telah dilakukan oleh sebuah perusahaan dengan websitenya di https://www.megajaya.co.id/.
5. Mendidik karyawan Anda
Beranjak dari poin ketiga, penting untuk mendiskusikan proses Anda dengan karyawan Anda, baik baru maupun lama.
Menguraikan proses yang ditetapkan, alat dan harapan untuk manajemen biaya akan menjernihkan kesalahpahaman di masa depan dan memberi Anda alasan untuk menolak praktik yang salah.